I denne artikkelen skal vi prøve å både forklare hva årsmøtet skal gjøre, hva som kan være lurt å gjøre og ikke minst komme med noen gode tips til gjennomføring. Vi har ikke fasiten på alle mulige scenarioer, da alle klubber er ulike, men generelt er det mye enklere med et godt planlagt årsmøte hvor alle medlemmene har fått godt med tid til å sette seg inn i hva som skal behandles.
FORBEREDELSER TIL ÅRSMØTET
NBFs vedtekter og normvedtektene for klubber danner rammen for hvordan klubbens årsmøte skal forberedes.
Relevante punker (merk at dette er utdrag - les hele vedtektene for komplette beskrivelser):
- Innkalling:
"Ordinært årsmøte for klubb skal holdes hvert år fortrinnsvis innen utgangen av februar, og innkalles av klubbstyret senest 14 dager før årsmøtet holdes."
- Forslag til årsmøtet:
"Begrunnet forslag til årsmøte kan fremmes av enkeltmedlem, årsmøtets oppnevnte komiteer og klubbstyret senest 1 uke før årsmøtet holdes."
- Sakspapirer:
"Fullstendig dagsorden, beretning, revidert regnskap, innkomne forslag og valgkomiteens innstilling skal være tilgjengelig senest 24 timer før årsmøtet settes."
- Møterett:
"Alle klubbens medlemmer har rett til å møte på årsmøtet. Personer over 15 år har tale-, forslags- og stemmerett. Personer under 15 år har tale- og forslagsrett."
Selv om vedtektene sier at årsmøtepapirene først trenger å være klare senest 24 timer før årsmøtet holdes, så anbefaler vi at man fortløpende publiserer dette når dokumentene er klare. Det gjør det lettere for medlemmene å sette seg inn i de enkelte sakene. Særlig om det er saker av kontroversiell/viktig karakter bør sakene være klare i god tid. En god rettesnor er å ha mye klart samtidig med innkallingen.
For å få sakspapirene klare er det viktig at styret møtes tidlig på året og planlegger. Ting som bør tenkes over:
- Har kasserer kontroll på regnskapet, og er revisor varslet om at det trengs revisjon?
- Hvem skriver årsberetningen?
- Husker man å spørre alle medlemmer om gode resultater som bør med i årsberetningen?
- Er valgkomiteen satt i arbeid? Hvem ønsker å være med videre?
- Hvem skal vi foreslå som ordstyrer og hvem skal skrive protokoll?
- Er det noen viktige ting vi må ta opp?
- Er klubbens vedtekter "up to date"? Kanskje vi må få vedtatt NBFs normvedtekter sammen med våre egne punkter?
- Skal vi foreslå endring i kontingent eller kveldsavgift?
- Fortjener noen ekstra oppmerksomhet på årsmøtet? Husk å sett pris på alle som gjør en frivillig innsats for klubben - oppmerksomhet er i utgangspunktet gratis!
GJENNOMFØRING AV ÅRSMØTET
Vi har den opplevelsen at mange årsmøter i klubben blir sett på som et "nødvendig onde" før vi kan spille bridge. Jeg håper alle kan snu det bildet til at årsmøtet kan være en arena hvor man både har de kanskje kjedelige standardsakene, men også benytter muligheten til å snakke sammen om hvordan man vil ha det i klubben. Kanskje man har behov for å rense lufta angående hvordan man skal være mot hverandre, mot nybegynnere eller mot de frivillige? Kanskje klubben trenger nye medlemmer, slik at man kan diskutere hvordan få til det? Kanskje man trenger nytt spillested eller utstyr? Det er mange punkter man kan sette på dagsorden - uten at det nødvendigvis må ha form av et formelt vedtak.
Det er også noen formelle punkter som skal tas opp på årsmøtet:
- "Godkjenne innkalling og dagsorden"
Dette punktet handler mest om at årsmøtet skal bli enige om at de nødvendige opplysninger er fremlagt. I utgangspunktet bør man unngå å behandle saker som ikke er fremkommet av innkallingen, men om det har dukket opp noe viktig, bør man her be årsmøtet om at saken kan legges til dagsorden.
- "Velge 2 representanter til å underskrive protokollen"
Representantene har en viktig oppgave med å gjennomlese protokollen etter at denne er ferdigstilt, og sikre at det som er skrevet stemmer med det som ble vedtatt. De bør gjerne ta egne notater underveis. Velg også helst representanter utenom styret.
- "Behandle klubbstyrets årsberetning, og fatte vedtak om ansvarsfrihet for styret"
Klubbens årsberetning trenger ikke leses gjennom i sin helhet, men det er jo hyggelig å ta opp noen lyspunkter. Kanskje noen har vunnet noe spesielt, noen av klubbens nye medlemmer har utmerket seg eller noen har gjort en ekstraordinær innsats. Fremhev det!
Det å fatte ansvarsfrihet for styret er noe vi i NBFs administrasjon får mange spørsmål om hva betyr. På mange måter kan man si at dette er en litt avlegs måte å si at man fritar styret for ansvar for klubben for de disposisjoner man har gjort i styreperioden. Det betyr ikke at om man senere finner at styret eller enkeltpersoner f.eks. har begått straffbare forhold, så kan man ikke ta opp det igjen, men heller en slags beskjed fra årsmøtet om at styret har handlet i tråd med det sist årsmøtet besluttet.
- "Behandle avsluttet og revidert regnskap for perioden, og fatte vedtak om ansvarsfrihet for styret"
Kasserer bør legge frem klubbens årsregnskap for fjoråret, og si litt generelt om hva klubben har av disponible midler. Ofte vil denne fremleggelsen kunne danne grunnlag for senere vedtak om kontingent-/kveldsavgiftsendringer, endring av premiestruktur, støtte til deltakelse i turneringer osv. Det er en god ide at klubbens medlemmer vet mest mulig om klubbens finansielle status. Revisjonsberetningen er en bekreftelse på at regnskapet til klubben er så korrekt som mulig, og alle bør bestrebe å velge en "god" revisor". Det er ikke krav til autorisert revisor i bridgeklubber. Ansvarsfrihet er samme som i forrige punkt - mange slår dette sammen til ett vedtak.
Husk også at regnskap og revisjonsberetning danner grunnlag for klubbens søknad om MVA-kompensasjon.
- "Behandle innkomne forslag"
Dette kan være forslag fra medlemmer, styret eller komiteer. Fra styret vil det typisk komme forslag om endring av vedtekter eller endring av satser på spilleravgifter. På dette punktet er vel egentlig ingenting for smått eller for stort, og alle forslag bør behandles med respekt. - Foreta valg av:
- Leder, nestleder og kasserer
- Det antall styremedlemmer som årsmøtet vedtar.
- Minst 2 medlemmer utenfor styret til valgkomite
- Minst 1 revisor
NBF får mange spørsmål om det er nødvendig å velge alle disse rollene, og ikke minst at det er vanskelig å finne personer til rollene. Vi mener at alle rollene bør fylles, og aller helst at noen som faktisk har lyst til å gjøre en innsats. Derfor slår vi et lite slag for valgkomiteen - sørg for å velge en komite som kjenner klubbens medlemmer godt. I mange tilfeller finnes det flere personer som har lyst til å bidra, men som ikke naturlig stikker frem hodet. Valgkomiteen skal finne disse. Det dummeste man egentlig kan gjøre er å stille uforberedt på årsmøtet og føle seg tvunget til å velge noen "over bordet" - ikke sjelden er vedkommende lite motivert for jobben. Så sett gjerne valgkomiteen i gang tidlig, gjerne før jul året innen.
Vi mener også at nesten alle kan gjøre de ulike jobbene - det er hverken vanskelig eller veldig tidkrevende. Det eneste man egentlig trenger er en lyst til å bidra. Og husk at det er nesten 300 andre i organisasjonen vår som har samme rolle, samt at NBFs administrasjon alltid er til hjelp. Du er derfor aldri alene...
- Utnevne æresmedlemmer og tildele andre æresbevisninger
Mange klubber har egne statutter for æresmedlemmer og andre æresbevisninger. Og om man ikke har noen å formelt utnevne, hvorfor ikke bruke punktet til å takke noen som har gjort en ekstraordinær innsats? Kanskje den uformelle materialforvalteren eller kortleggeren som alltid sørger for at andre kommer til dekket bord skal få en god flaske vin og applaus?
Husk også at NBF har æresbevisninger man kan søke styret i NBF om, og at alle kan nominere til Årets Bridgeildsjel.
- "Representant(er) til kretstinget. Valget kan overlates til klubbstyret."
Alle klubber bør stille på kretsens årsmøte - kretstinget. Man kan velge delegater på årsmøtet eller overlate til det nye styret å finne egnede delegater. Men om man ikke stiller - hvordan kan man da påvirke kretsens arbeid? Og husk at det er kretsens delegater som stiller på NBFs Bridgeting!
Årsmøtet er gjennomført - hva nå?
Først og fremst - vær fornøyd med dere selv. Spis gjerne litt kake eller noe godt påsmurt - og spill en avkortet turnering.
Den som fører protokoll bør ferdigstille den så fort som mulig, og så fort den er signert bør (vi mener skal) den publiseres på klubbens hjemmesider.
Nytt styret er ofte valgt, og de bør ha møte snarest mulig for å komme i gang med oppgavene.
Det nye styret skal meldes til NBF gjennom KlubbAdmin - gammelt styre bør bistå med opplæring. La gjerne også noen få ansvar for klubbens kommunikasjon; sosiale medier, eposter og hjemmesider.
Og ikke minst - bruk oss i NBFs administrasjon for alt det er verdt! Vi kan faktisk ganske mye, og det vi ikke kan vet vi hvem vi skal spørre om. Se gjerne også våre webinarer og delta på organisasjonsdager.
Lykke til med arbeidet!